เมื่อธุรกิจต้องเร็วขึ้น ฉลาดขึ้น และแม่นยำขึ้น ERP จึงไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป
ในยุคสมัยที่อะไรหลายๆอย่างเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การมีระบบซอฟท์แวร์ที่ช่วยให้อลค์กรทำงานรวดเร็วมากขึ้นถือเป็นอีกหนึ่งปัจจัยหลัก
หลายๆคนอาจจะเคยได้ยินคำว่า ERP ผ่านหูมาบ้าง แต่อาจจะไม่ทราบว่า ERP จริงๆแล้วคืออะไร และบางคนอาจเข้าใจว่า ERP คือโปรแกรมบัญชีธรรมดาที่มีแต่จะเพิ่มค่าใช้จ่ายให้กับองค์กรเท่านั้น แต่จริงๆแล้วทราบหรือไม่ว่า ERP คือหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญในยุคสมัยนี้ที่ทำให้ธุรกิจและองค์กรขับเคลื่อนอย่างต่อเนื่อง แม่นยำและสอดคล้องกันนั่นเอง กล่าวคือ ERP ทำให้ทั้งองค์กรทำงานบนข้อมูลเดียวกันและสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความแตกต่างระหว่างโปรแกรมบัญชีทั่วไปกับ ERP
โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่ ถูกออกแบบมาเพื่อเน้นการทำงานด้านบัญชี อาทิ เช่น บันทึกและสรุปข้อมูลทางการเงินเป็นหลัก เช่น
โปรแกรมลักษณะนี้เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและมีโครงสร้างการดำเนินงานยังไม่ซับซ้อนมาก
ERP หรือ Enterprise Resource Planning เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมโยงการทำงานของทั้งองค์กร ไม่ว่าจะเป็น
จุดสำคัญอีกอย่างหนึ่งของ ERP คือการทำให้ทุกแผนกทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน เชื่อมต่อกันอย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างเช่น เมื่อฝ่ายขายเปิดใบสั่งขาย (Sale Order) ข้อมูลควรถูกส่งต่อไปยัง
และในหลายองค์กร แต่ละแผนกส่วนใหญ่จะมีระบบหรือชุดข้อมูลแยกเป็นของตนเอง เช่น
ผลลัพธ์คือทุกฝ่ายต้องทำงานหนักขึ้น เพราะนอกจากต้องทำหน้าที่ในส่วนของตนเองแล้ว ยังต้องเช็คข้อมูลจากไฟล์ที่ต้องส่งต่อกันอีกหลายครั้ง
ปัญหาที่มักตามมาได้แก่
ทั้งหมดนี้ทำให้การบริหารธุรกิจล่าช้า มีโอกาสเกิดความคลาดเคลื่อน และส่งผลต่อรายได้และกำไร
ERP ที่เชื่อมต่อกับระบบ POS Systems
นอกจากนี้ระบบ ERP ยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบขายหน้าร้าน ที่เรียกว่า POS (Point of Sale)ได้อีกด้วย ธุรกิจค้าปลีกมีความซับซ้อนมากกว่าที่หลายคนคิด ไม่ได้มีเพียงเรื่องการขายสินค้าเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับ
รวมทั้งการวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้าในการซื้อสินค้าอีกด้วย หนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดคือ ข้อมูลจากหน้าร้านและหลังบ้านต้องเชื่อมถึงกัน หากทั้งสองส่วนใช้ข้อมูลคนละชุด ปัญหาจะเกิดขึ้นทันที เช่น
เมื่อระบบหน้าร้านและระบบหลังบ้านเชื่อมต่อกัน ธุรกิจจะสามารถมองเห็นข้อมูลตั้งแต่การขายจนถึงการเงินได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้การบริหารหลายสาขามีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระบบ ERP จึงช่วยลดปัญหาการขาดหายของข้อมูล หรือข้อมูลไม่เชื่อมต่อกัน ลดการใช้บุคคลากรในการทำงานแอดมินหรือ manual และลดต้นทุนของธุรกิจและองค์กรในระยะยาวอย่างแท้จริง